Ordnung ins Chaos

Die Bildungspunks haben zu einer Beitragsparade eingeladen. Es geht um die eigene Daten-Ablage. Mir schwebt dazu schon länger etwas im Kopf herum, so kann ich die Parade gut als Anlass nehmen die Gedanken zu „Papier“ zu bringen.

Ein Ausschnitt, der zeigt wie DEVONthink strukturiert sein könnte.

Um meine Daten zu organisieren und zu archivieren benutze ich DEVONthink.

Zu Hause digitalisiere ich alles, was mich an Dokumenten erreicht. Jede Rechnung, jedes Anschreiben wird gescannt. Das hat für mich den Vorteil, dass ich alles schnell finde. Mit DEVONthink habe ich mir die gleiche Ordnerstruktur angelegt, wie ich sie auch analog habe.1 Zwar reicht meist der Blick auf die digitale Version, aber wenn ich das Dokument digital gefunden habe sehe ich so auf einen Blick, in welchem Ordner ich das Original suchen muss.

Ich liebe die intelligenten Ordner. Ich fasse damit Dateien mit bestimmten Tags zusammen. So kann eine Datei in mehreren Ordnern liegen und existiert dennoch nur einmal. Die eingebaute Suche funktioniert sehr gut, sehr schnell und präzise.

Warum also nicht die vorhandene Technik auf für die Schule nutzen? Gesagt getan. Mit DEVONthink to go habe ich die Möglichkeit meine Daten sowohl auf dem iPhone als auch auf dem iPad vorhalten zu können. Außerdem kann ich es, durch die Synchronisierung via Bonjour vermeiden Daten auf mir fremden Servern abzulegen.

In DEVONthink to go werden mir Text- und Tabellendokumente angezeigt, ich kann sie lesen und muss sie nicht mit einer weiteren App öffnen. Einzig Änderungen kann ich in der mobilen Version nicht vornehmen. Sollte dies nötig sein schreibe ich mir eine kurze Notiz dazu und ändere das Dokument später am Mac.

Für die Unterrichtsvorbereitung nutze ich Projekte. Dort sammle ich in DEVONthink alles, was ich zu der Idee finde. Online, in Büchern, auf Arbeitsblättern, usw. Hier kann ich meine Planung strukturieren und am Ende wunderbar kombinieren. Projekte sind temporäre Ordner, sobald die Planung abgeschlossen ist archiviere ich nicht genutzte Ideen und auch meine endgültige Planung. So kann ich bei der nächsten Überlegung auf alle bisherigen Gedanken zurückgreifen und eventuell Dinge tauschen und überarbeiten.

Jedes Fach und jeder Jahrgang hat einen eigenen Ordner. In diesem Ordner sind dann die jeweiligen Reihen zu finden. Meist in der Reihenfolge, in der ich in dem jeweiligen Schuljahr das Thema plane.

Für mich ist DEVONthink im Moment eine unheimliche Stütze und Erleichterung. Zu Hause läuft die Datenbank auf einer externen Festplatte, auf der internen Festplatte meines alten iMac liegen kaum Daten. Die Datenbank wird zusätzlich in regelmäßigen Abständen extern gesichert. So ist gewährleistet, dass die Daten nicht verloren gehen.

  1. Die Dokumente, die ich aufbewahren muss sind in farbigen Aktenordnern thematisch zusammengefasst.

Ein Gedanke zu „Ordnung ins Chaos

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